Роз’яснення про види запитів, які виконує архівний відділ Косівської районної державної адміністрації
Виконання запитів громадян архівними відділами здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 18, 35), Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 року №656/5, зареєстрованим у Мін’юсті 10.04.2013 року за №584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ), Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Мін’юсту від 02.03.2015 року №295/5.
Які види запитів виконує архівний відділ?
Запити, що виконуються архівним відділом, поділяються на такі види:
• соціально-правового характеру;
• майнові.
Що таке запити соціально-правового характеру?
Запити соціально-правового характеру – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:
• трудовий стаж (для трудових книжок лише архівна довідка) та заробітну плату;
• пенсії;
• нагороди, присудження почесних звань;
Що таке майнові запити?
Майнові – запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:
• виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень;
• надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд;
• закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями;
• введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд;
• виділення житла;
• виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів.
Який порядок виконання запитів?
Виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі – запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом архіву.
Запит фізичної особи може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).
Виконання запитів в архіві організовується за наявності в запиті:
• найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи);
• прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи);
• теми (запитання);
• хронологічних рамок запитуваної інформації.
Запити розглядаються працівниками архіву і виконуються на підставі оригіналів документів, що зберігаються в архіві.
Під час виконання архівом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архів включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.
Строк виконання запиту не може перевищувати тридцяти днів з моменту його реєстрації. У разі необхідності строк виконання продовжують за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.
Швидкість та результативність пошуку залежать від повноти й точності вказаних у заяві вихідних даних.
Для отримання архівної довідки необхідно подати заяву, яку можна оформити в довільній формі чи скористатися зразком.
Які запити виконуються безоплатно, а які на платній основі?
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 35) архівні установи можуть надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах. Архівні установи можуть виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства. Роботи виконуються на договірних засадах з оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.
Надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян, надання фізичним особам для користування в читальному залі архівної установи архівних документів, що належать державі, територіальним громадам, та архівних довідок судам, правоохоронним, органам державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюється безоплатно.
Виконання майнових запитів державні архіви здійснюють як платну послугу, а запити соціально-правового характеру виконуються безоплатно.
