Звіт архівного відділу Косівської РДА про виконання плану роботи за 2023 рік
- Основні організаційні заходи
Підготовлено розпорядження районної державної адміністрації
- «Про впорядкування та здачу на державне зберігання в архів справ постійного зберігання» № 2 від 04. 01. 2023 р.
1.2. Проведено заходи на виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2020 –2024 роки, згідно якої, перевірено:
Фонд виконкому Рибненської сільської ради - 56 од. зб.
Фонд виконком Стопчатівської сільської ради – 96 од. зб.
Всього перевірено – 152 од. зб. , підготовлено акти перевіряння наявності і стану документів та аркуш перевіряння наявності та стану документів (план 133 од.зб.).
- За звітній період проведено 4 засідання експертної комісії архівного відділу, а саме:
- засідання від 03 січня 2023 року протокол № 1, де схвалено номенклатури справ відділу інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю Косівської районної державної адміністрації на 2023 рік, відділу забезпечення взаємодії з органами місцевого самоврядування Косівської районної державної адміністрації на 2023 рік та схвалено Список юридичних осіб – джерел формування Національного Архівного Фонду, які передають документи до архівного відділу Косівської районної державної адміністрації.
-засідання від 02 лютого 2023 року, протокол № 2, на якому схвалено:
описи № 1 справ постійного зберігання, описи № 1-к справ з кадрових питань /особового складу/, описи № 2 справ постійного зберігання Малорожинської сільської ради.
описи № 1 справ постійного зберігання, описи № 1-к справ з кадрових питань /особового складу/, описи № 2 справ постійного зберігання Тюдівської сільської ради.
схвалено описи № 1 справ постійного зберігання, описи № 1-к справ з кадрових питань /особового складу/, описи № 2 справ постійного зберігання Великорожинської сільської ради.
схвалено описи № 1 справ постійного зберігання, описи № 1-к справ з кадрових питань /особового складу/, описи № 2 справ постійного зберігання Старокутської сільської ради.
- засідання від 30 листопада 2023 року, протокол № 3 на якому схвалено:
- номенклатуру справ відділу цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Косівської районної державної адміністрації на 2024 рік
- списки юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу РДА;
- списки юридичних та фізичних осіб – джерел формування НПАФ, які не передають документи до архівного відділу РДА;
- списки юридичних осіб у діяльності яких не утворюються документи НАФ.
- засідання від 08 грудня 2023 року, протокол № 4 на якому схвалено:
- номенклатуру справ архівного відділу Косівської районної державної адміністрації на 2024 рік.
- номенклатуру справ відділу інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю Косівської районної державної на 2024 рік.
- номенклатуру справ головного спеціаліста-уповноваженої особи з питань запобігання та виявлення корупції райдержадміністрації на 2024 рік.
. - номенклатуру справ відділу економічного розвитку РДА на 2024 рік.
За звітній період проведено 6 семінарів - навчання .
- Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.
2.1. Систематично проводяться заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та фізичним станом документів.
Станом на 01.10.2023 року - 106 фондів.
Позапланово на виконання листа Державного архіву Івано-Франківської області від 10.02.23 р. № 22/01-13 та з метою здійснення поточного моніторингу архівних відділів РДА та необхідності поновлення наглядових справ архівних відділів РДА підготовлено та надіслано до ДАІФО наступні документи:
- положення про архівний відділ РДА;
- взірці затверджених печаток і штампів, які використовує архівний відділ;
- інструкцію з діловодства;
- інструкцію з обліку документів;
- положення про архівний відділ Косівської РДА;
- список юридичних осіб – джерел формування НАФ;
- список архівних фондів;
- список фондів особового складу, які передали документи на державне зберігання;
3.Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.
3.1. Впорядковано фонди:
Виконком Тюдівської сільської ради за період 2000-2020 року – 91 од.зб.
Виконком Великорожинської сільської ради за період 2006-2020 року -53 од.зб.
Виконком Старокутської сільської ради за період 2000-2020 – 92 од.зб.
Виконком Малорожинської сільської ради за період 2010-2020 – 44 од.зб.
Виконком Рибненської сільської ради за період 2009-2018 – 65 од.зб.
Описи схвалені на засідання експертної комісії архівного відділу Косівської РДА, протокол № 2 від 02 лютого 2023 року, підготовлено експертні висновки на документи, які подаються на розгляд ЕПК по кожному виду справ установ та супровідний лист від 08.02.2023 року № 01-14/2 на ім»я голови експертно перевіряльної комісії Державного архіву Івано-Франківської області.
Всього: 345 справ. (план 200 од. зб.)
Прийнято на державне зберігання:
Фінансове управління Косівської РДА за період 2011-2018рр. – 41.од.зб.
Виконком Рибненської сільської ради за період 2000-2008 роки, 33 од.зб.
Виконком Снідавської сільської ради за період 2007-2008 роки, 10 од.зб.
Виконком Космацької сільської ради за період 2001-2007 роки, 21 од.зб.
Заповнено аркуші фонду та картку фонду на кожну установу, які прийняті. Дані занесені у книгу надходжень документів на постійне зберігання.
Всього прийнято: 105 од. зб. постійного терміну зберігання. (план 100 од. зб.).
4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.
- Начальник архівного відділу Н. Будз 25 січня та 30 серпня 2023року прийняла учать у засіданні виконкомів Косівської міської ради, де розглядалося питання «Про впорядкування та здачу на державне зберігання в архів справ постійного зберігання Косівської територіальної громади по 2020 рік (рішення виконкому № 14 від 25.01.2023 року та № 104 від 30.08.2023р.);
- 03 лютого 2023 року у відповідності до розпорядження Косівської РДА № 2 від 04 січня 2023 року «Про впорядкування та здачу на державне зберігання в архів справ постійного зберігання» начальник архівного відділу Н. Будз провела семінар-навчання з діловодами всіх старостинських округів Косівської територіальної громади з питань впорядкування документів Національного архівного фонду;
- за період лютий-грудень 2023 року проведено неодноразові індивідуальні навчання з вищевказаного питання з старостами та діловодами старостинських округів Косівської територіальної громади, а саме:
- 17 травня 2023 року проведено індивідуальну консультацію з питань впорядкування документів з старостою та діловодом Яворівського старостинського округу (В. Копильчук, М. Марусяк);
- 07 червня 2023 року проведено навчання з питань впорядкування документів з старостою Соколівського старостинського округу та діловодами Бабинського, Городянського та Черганівського старостинських округів (В. Стефурак, В. Самокіщук, М. Ворохобко, М. Будз);
- 15 червня 2023 року проведено навчання з питань впорядкування документів з старостою та діловодом Шешорського старостинського округу (І. Соколюк, М. Якимишин);
- 19 червня 2023 року проведено навчання з питань впорядкування документів з діловодами Снідавсього та Яворівського старостинських округів – перевірка описів справ (Г. Грималюк, М. Марусяк);
- 30 червня 2023 року проведено навчання з питань впорядкування документів з діловодом Микитинецького старостинського округу Х. Гасюк;
- 03 липня 2023 року проведено навчання з питань впорядкування документів з діловодом Вербовецького старостинського округу І. Копильчук;
- 06 липня 2023 року проведено навчання з питань впорядкування документів з діловодом Микитинецького старостинського округу Х. Гасюк;
- 10 липня 2023 року проведено навчання з питань впорядкування документів з діловодом Бабинського старостинського округу В. Самокіщуком;
- 14 липня 2023 року проведено навчання з питань впорядкування документів з діловодами Річківського та Микитинецького старостинських округів О. Бичинюк та Х. Гасюк;
- 18 липня 2023 року надано консультацію в телефонному режимі колишньому бухгалтеру Шепітськї сільської ради з питань впорядкування документів бухгалтерії;
- 20 липня 2023 року в телефонному режимі проведено консультацію з старостою Соколівського старостинського округу В. Стефураком та діловодом Шепітського старостинського округу Р. Петращук з питань впорядкування документів Національного архівного фонду;
- 24 липня 2023 року проведено консультацію з діловодами Шепітського та Черганівського старостинських округів Р. Петращук, М. Будз з питань впорядкування документів Національного архівного фонду та підготовки описів справ;
- 26 липня 2023 року проведено консультацію з діловодом Шешорського старостинського округу М. Якимишин з питань впорядкування документів Національного архівного фонду та підготовки описів справ;
- 28 липня 2023 року проведено консультацію з діловодом Шепітського старостинського округу Р. Петращук з питань друкування описів справ впорядкованих документів Шепітської сільської ради за період 2000-2020 роки;
- 14 серпня 2023 року проведено консультацію з діловодом Бабинського старостинського округу В. Самокіщуком з питань друкування описів справ впорядкованих документів Бабинської сільської ради за період 2008 - 2020 роки;
- 18 серпня 2023 року проведено консультацію з діловодами Шешорського та Бабинського старостинських округів М. Якимишин та В. Самокіщуком з питань підготовки описів впорядкованих справ;
- 21 серпня 2023 року проведено консультацію з діловодом Вербовецького старостинського округу І. Копильчук по перевірці правильності впорядкування справ та щодо друку описів;
- 25 серпня 2023 року проведено консультацію з старостою та діловодом Соколівського старостинського округу В. Стефураком, Н. Гриджук з питань підготовки описів впорядкованих справ;
- 28 серпня 2023 року проведено консультацію з керуючою справами виконкому Косівської міської ради Т. Михайлюк з питань підготовки описів впорядкованих справ;
- 29 серпня 2023 року проведено консультацію з діловодом Городянського старостинського округу М. Ворохобко з питань підготовки описів впорядкованих справ;
- 30 серпня 2023 року проведено консультацію з старостою Смоднянського старостинського округу М. Рабинюком, діловодами Пістинського та Вербовецього старостинських округів /О. Пліхтяк, І. Копильчук/ з питань підготовки описів впорядкованих справ;
- 31 серпня 2023 року проведено консультації з секретарем Косівської міської ради С. Медведчук та діловодом Городянського старостинського округу М. Ворохобко щодо впорядкування та друку описів впорядкованих справ;
- 01 вересня 2023 року проведено консультацію з секретарем Косівської міської ради С. Медведчук та діловодом Пістинського старостинського округу О. Пліхтяк з щодо впорядкування та друку описів впорядкованих справ;
- 04 вересня 2023 року проведено консультацію з секретарем Косівської міської ради С. Медведчук та керуючою справами виконкому Косівської міської ради Т. Михайлюк щодо впорядкування та друку описів впорядкованих справ;
- 05 вересня 2023 року проведено консультацію з діловодом Пістинського старостинського округу О. Пліхтяк з щодо впорядкування та друку описів впорядкованих справ;
- 07 вересня 2023 року проведено консультацію з діловодом Черганівського старостинського округу М. Будз з щодо впорядкування справ;
- 12 вересня 2023 року начальник архівного відділу з виїздом у Вербовецький старостинський округ, провела консультацію з діловодами Вербовецького старостинського округу І. Копильчук та Н. Книшовою щодо впорядкування справ та друку описів;
- 13 вересня 2023 року проведено консультацію з секретарем Косівської міської ради С. Медведчук та діловодом Черганівського старостинського округу М. Будз щодо впорядкування та друку описів впорядкованих справ;
- 20 жовтня 2023 року проведено консультацію з секретарем Косівської міської ради С. Медведчук по питанні впорядкування та друку описів впорядкованих справ;
- 25 жовтня проведено консультацію з секретарем виконкому Косівської міської ради Т. Михайлюк, діловодом Черганівського старостинського округу, М. Будз по питанні впорядкування та друку описів впорядкованих справ;
- 02 листопада проведено консультацію з діловодом Черганівського старостинського округу М. Будз по питанні впорядкування та друку описів впорядкованих справ;
- 07 листопада проведено консультацію з діловодом Черганівського старостинського округу М. Будз по питанні впорядкування та друку описів впорядкованих справ;
- 10 листопада проведено консультацію з діловодом Черганівського старостинського округу М. Будз питанні друку описів;
- 15 листопада проведено консультацію з діловодом Пістинського старостинського округу О. Пліхтяк питанні підготовки описів справ;
- 16 листопада проведено консультацію з керуючою справами виконкому Косівської міської ради Т. Михайлюк щодо друку описів впорядкованих справ;
- 20 листопада проведено консультацію з бухгалтером Косівської міської ради О. Яремин щодо впорядкування справ бухгалтерії Черганівської сільської ради;
- 21 листопада проведено консультацію з керуючою справами виконкому Косівської міської ради Т. Михайлюк щодо друку описів впорядкованих справ;
- 22 листопада проведено консультацію з діловодами Річківського та Черганівського старостинських округів О. Бичинюк, М. Будз у питанні друку описів;
- 24 листопада проведено консультацію з діловодами Річківського та Черганівського старостинських округів О. Бичинюк, М. Будз у питанні друку описів;
- 29 листопада проведено консультацію з діловодом Черганівського старостинського округу М. Будз у питанні друку описів;
- 30 листопада проведено консультацію з бухгалтером Косівської міської ради О. Яремин щодо впорядкування справ бухгалтерії Черганівської сільської ради;
- 04 грудня 2023 року проведено навчання з питань друку описів з діловодом Микитинецького старостинського округу Х. Гасюк;
- 06 грудня проведено консультацію з діловодом Пістинського старостинського округу О. Пліхтяк питанні друкування описів справ;
- 07 грудня 2023 року проведено навчання з питань друку описів з діловодом Микитинецького старостинського округу Х. Гасюк;
- 08 грудня 2023 року проведено навчання з питань друку описів з діловодом Микитинецького старостинського округу Х. Гасюк;
Косівська міська рада та діловоди Бабинського, Вербовецького, Городянського, Микитинецького, Пістинського, Річківського, Смоднянського, Снідавського, Соколівського, Шепітського, Шешорського, Черганівського, Яворівського старостинських округів С. Медведчук, Т. Михайлюк, В. Самокіщук, І. Копильчук, М. Ворохобко, Х. Гасюк, О. Пліхтяк, О. Бичинюк, Г. Пасічняк, Г. Грималюк, Н. Гриджук, Р. Петращук, М. Якимишин, М. Будз, М. Марусяк виконали розпорядження № 2 Косівської районної державної адміністрації від 04. 01. 2023 р. «Про впорядкування та здачу на державне зберігання в архів справ постійного зберігання» впорядкували справи постійного зберігання Косівської міської, Бабинської, Вербовецької, Городянської, Микитинецької, Пістинської, Річківської, Смоднянської, Снідавської, Соколівської, Шепітської, Шешорської, Черганівської, Яворівської сільських рад по 2020 рік включно та підготували описи справ за вище вказаний період.
Для активізації роботи щодо виконання розпорядження Косівської РДА № 2 від 04 січня 2023 року «Про впорядкування та здачу на державне зберігання в архів справ постійного зберігання» підготовлено листи на ім»я голови Косівської міської ради Ю. Плосконоса від 25.07.2023 року № 15 та 20.10.2023 № 19.
5. Використання інформації документів НАФ.
5.7. Запитів від Урядової гарячої лінії протягом звітного періоду не надходило.
За звітній період відповідно до п.3 ст.44 Закону України «Про загальнообов»язкове державне пенсійне страхування» провідними спеціалістами відділу контрольно-перевірочної роботи № 3 управління контрольно-перевірочної роботи Головного управління пенсійного фонду України в Івано-Франківській області проведено 25 перевірок довідок, виданих архівним відділом для призначення пенсій, складно акти перевірок.
За 2023 рік на особистому прийомі громадян було розглянуто 305 звернення при плані 300 звернень. Архівним відділом надавалися консультації громадянам з питань місцезнаходження документів установ і організацій.
За звітній період не було судових позовів, поданих до архівного відділу, чи архівним відділом до фізичних та юридичних осіб, щодо порушення законодавства про НАФ.
За 2023 рік архівним відділом підготовлена та видана 991 довідка (заяви надійшли від юридичних та фізичних осіб), (план –500 запитів). Збільшилася кількість довідок про утворення, зміну назви, реорганізацію та ліквідацію підприємств, організацій та селянських спілок.
Кількість заяв щодо підтвердження трудового стажу та обчислення пільгових пенсій збільшилася в порівнянні з попереднім роком і становить 386 заяв, 38.9 відсотки від загальної кількості заяв, що надійшли за звітній період.
Начальник архівного
відділу райдержадміністрації Наталія БУДЗ
