Звіт архівного відділу Косівської РДА про виконання плану роботи за 2024 рік
Звіт архівного відділу
Косівської РДА про виконання плану роботи за 2024 рік
Основні організаційні заходи
Підготовлено розпорядження районної державної адміністрації
«Про впорядкування та здачу на державне зберігання в архів справ постійного зберігання» № 3 від 08. 01. 2024 р.
1.2. Проведено заходи на виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2020 –2024 роки, згідно якої, перевірено:
- фонд № 190- виконкому Лючанської сільської ради, 35 справ;
- фонд № 251 –Лісогосподарське промислове підприємство «Снідавка», 51 справа;
- фонд № 279 – виконкому Розтоківської сільської ради, 22 справи;
- фонд № 293 –виконкому Великорожинської сільської ради, 56 справ.
Всього перевірено – 164 од. зб. , підготовлено акти перевіряння наявності і стану документів та аркуш перевіряння наявності та стану документів (план 143 од.зб.).
За звітній період проведено три засідання експертної комісії архівного відділу від 15.01.2024 р., 05.11.2024р. та 05.12.2024р. на яких розглянуті наступні питання:
Про схвалення номенклатури справ служби у справах дітей Косівської районної державної адміністрації на 2024 рік .
Про схвалення номенклатури справ відділу фінансового забезпечення та бухгалтерського обліку апарату Косівської районної державної адміністрації на 2024 рік .
Про схвалення описів № 1 справ постійного зберігання, описів № 1-к справ з кадрових питань /особового складу/, описів № 2 справ постійного зберігання сільських рад, які увійшли до Косівської міської територіальної громади.
- Про схвалення номенклатури справ Управління Державної казначейської служби України у Косівському районі Івано-Франківської області на 2025 рік.
- Про схвалення номенклатури справ архівного відділу Косівської райдержадміністрації на 2025 рік .
- Про схвалення номенклатури справ Косівського районного суду на 2025 рік.
Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.
2.1. Систематично проводяться заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та фізичним станом документів.
Станом на 01.07.2024 року - 106 фондів.
3.Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.
3.1. Впорядковано фонди:
- виконкому Косівської міської ради, описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ Косівської міської ради, 576 од.зб.;
- описи № 1 справ постійного зберігання за період 2008-2020 роки ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ за період 2008-2020 роки та описи № 2 справ постійного зберігання за період 2006-2010 роки, 2011-2015 роки, 2016-2023 роки Бабинської сільської ради, 65 од.зб.;
- описи № 1 справ постійного зберігання, описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Вербовецької сільської ради,169 од.зб.;
- описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Городянської сільської ради,90.од.зб.;
описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Микитинецької сільської ради, 22 од.зб.;
описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Пістинської сільської ради,95 од.зб.;
описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Річківської сільської ради, 102 од.зб.;
описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Смоднянської сільської ради,53 од.зб.;
описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Соколівської сільської ради, 63 од.зб.;
описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Снідавської сільської ради,63 од.зб.;
описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Шешорської сільської ради,105 од.зб.;
описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Шепітської сільської ради,100 од.зб.;
описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Черганівської сільської ради,86 од.зб.;
описи № 1 справ постійного зберігання ,описи № 1 - к справ з кадрових питань /особового складу/ та описи № 2 справ постійного зберігання Яворівської сільської ради, 37 од.зб.
Описи схвалені на засідання експертної комісії архівного відділу Косівської РДА, протокол № 1 від 15 січня 2024 року, підготовлено експертні висновки на документи, які подаються на розгляд ЕПК по кожному виду справ та супровідний лист від 15.01.2024 року № 01-14/1 на ім»я голови експертно перевіряльної комісії Державного архіву Івано-Франківської області.
Всього: 1626 од. зб. (план 200 од. зб.)
Прийнято на державне зберігання:
Виконком Космацької сільської ради за період 2001-2016рр. – 32.од.зб. .
Виконком Бабинської сільської ради за період 2008-2020рр. – 52.од.зб.
Відділ культури Косівської РДА за 1990-1992 рр. -9 од.зб.
Виконком Рибненської сільської ради за період 2009-2013рр. – 23 од.зб.
Заповнено аркуш фонду та картку фонду на кожну установу, яку передано на державне зберігання в архів.
Дані внесені в книгу надходжень документів на постійне зберігання.
Всього прийнято: 116 од.зб. постійного терміну зберігання. (план 100 од.зб.).
Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.
24 січня 2024 року у відповідності до розпорядження Косівської РДА № 3 від 08 січня 2024 року «Про впорядкування та здачу на державне зберігання в архів справ постійного зберігання» начальник архівного відділу Н. Будз провела семінар-навчання з адміністраторами старостинських округів Яблунівської територіальної громади з питань впорядкування документів Національного архівного фонду;
за період лютий-грудень 2024 року проведено неодноразові індивідуальні навчання з вищевказаного питання з старостами та адміністраторами старостинських округів Яблунівської територіальної громади, а саме:
31 січня 2024 року проведено індивідуальну консультацію з питань впорядкування документів з адміністратором Нижньоберезівського старостинського округу (М. Ільницькою);
07 лютого 2024 року проведено телефонну розмову з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко з питань впорядкування документів сільських рад, які ввійшли до складу Яблунівської територіальної громади;
07 лютого 2024 року проведено телефонну розмову з питань впорядкування документів з адміністратором Лючанського старостинського округу (О. Михайлюк);
26 лютого 2024 року проведено телефонну розмову з заступником голови Яблунівської селищної ради М. Мельничуком з приводу листа архівного відділу райдержадміністрації до голови Яблунівської територіальної громади Ю. Коваля від 23.02.2024 № 01- 14/04, щодо активізації роботи по впорядкуванню документів селищної та сільських рад, що увійшли до складу Яблунівської територіальної громади.
20 березня 2024 року проведено навчання з питань впорядкування документів з старостою Текучанського старостинського округу Н. Бойчук та адміністратором Нижньоберезівського старостинського округу М. Ільницькою;
22 березня 2024 року проведено навчання з питань впорядкування документів з адміністратором Середньоберезівського старостинського округу Л. Бодруг;
27 березня 2024 року проведено телефонну розмову з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко з питань впорядкування документів сільських рад, які ввійшли до складу Яблунівської територіальної громади;
18 квітня 2024 року проведено консультацію з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко з питань впорядкування документів сільських рад, які ввійшли до складу Яблунівської територіальної громади;
22 квітня 2024 року проведено телефонну розмову з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко з питань активізації роботи старостинських округів по виконанню розпорядження Косівської РДА № 3 від 08 січня 2024 року «Про впорядкування та здачу на державне зберігання в архів справ постійного зберігання»;
22 квітня 2024 року проведено консультацію з старостою Середньоберезівського та Вижньоберезівськго старостинських округів М. Бодругом з питань впорядкування документів сільських рад;
24 квітня 2024 року проведено зустріч з заступником голови Яблунівської селищної ради М. Мельничуком по питанні активізації роботи по впорядкуванню документів селищної та сільських рад, що увійшли до складу Яблунівської територіальної громади;
25 квітня 2024 року проведено консультацію з адміністратором Вижньоберезівськго старостинського округу М. Філійовичем з питань впорядкування документів сільської ради;
28 травня 2024 року проведено консультацію з питань впорядкування документів з адміністратором Лючківського старостинського округу Д. Юрчук;
29 травня 2024 року проведено консультацію з питань впорядкування документів з адміністратором Текучанського старостинського округу М. Повшенюк;
14 червня 2024 року проведено консультацію з питань впорядкування документів з адміністратором Вижньоберезівського старостинського округу М. Філійовичем;
17 червня 2024 року проведено телефонну розмову з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко з питань впорядкування документів селищної ради;
17 червня 2024 року проведено телефонну розмову з заступником голови Яблунівської селищної ради М. Мельничуком по питанні активізації роботи по впорядкуванню документів селищної та сільських рад, що увійшли до складу Яблунівської територіальної громади;
17 червня 2024 року проведено у телефонній розмові консультацію з питань впорядкування документ адміністратором Нижньоберезівського старостинського округу М. Ільницькою;
18 червня 2024 року проведено навчання з питань впорядкування документів з адміністратором Нижньоберезівського старостинського округу М. Ільницькою;
27 червня 2024 року проведено навчання з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко з питань впорядкування документів селищної ради;
9 липня 2024 року проведено навчання з питань впорядкування документів з адміністратором Нижньоберезівського старостинського округу М. Ільницькою;
22 липня 2024 року проведено розмову заступником голови Яблунівської селищної ради М. Мельничуком по питанні активізації роботи по впорядкуванню документів селищної та сільських рад, що увійшли до складу Яблунівської територіальної громади;
22 липня 2024 року проведено телефонну розмову з питань впорядкування документів з старостою Вижньоберезівського старостинського округу М. Бодруг;
22-25 липня 2024 року проведено консультації з питань друку описів з колишнім секретарем Середньоберезівської сільської ради М. Ігнатюк;
30 липня 2024 року проведено розмову заступником голови Яблунівської селищної ради М. Мельничуком по питанні активізації роботи по впорядкуванню документів селищної та сільських рад, що увійшли до складу Яблунівської територіальної громади;
30 липня 2024 року проведено у телефонному режимі консультації з питань впорядкування документ з старостою Текучанського старостинського округу Н. Бойчук та адміністраторами Нижньоберезівського, Лючанського, Лючківського старостинських округів М. Ільницькою, О. Михайлюк, Д. Юрчук;
05 серпня 2024 року у телефонному режимі проведено консультацію з питань впорядкування документів з старостою Лючківського та Баня-Березівського старостинських округів Б. Васкулом;
07 серпня 2024 року у телефонному режимі проведено консультацію з питань впорядкування документів з адміністраторами Баня-Березівського та Нижньоберезівського старостинських округів М. Васкул, М. Ільницькою;
12 серпня 2024 року у телефонному режимі проведено консультацію з питань впорядкування документів з адміністратором Баня-Березівського М. Васкул;
13 серпня 2024 року проведено навчання з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко з питань впорядкування документів селищної ради;
14 серпня 2024 року в телефонному режимі проведено навчання з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко з питань впорядкування документів селищної ради;
21 серпня 2024 року проведено консультацію з питань впорядкування документів з адміністратором Лючківського старостинського округу Д. Юрчук;
01 жовтня 2024 року в телефонному режимі проведено навчання з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко з питань впорядкування документів селищної ради;
11 жовтня 2024 року проведено консультацію з питань впорядкування документів з адміністратором Баня-Березівського старостинського округу М. Васкул;
25 жовтня 2024 року проведено телефонну розмову з заступником голови Яблунівської селищної ради М. Мельничуком по питанні активізації роботи по впорядкуванню документів селищної та сільських рад, що увійшли до складу Яблунівської територіальної громади;
30 жовтня проведено телефонну розмову з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко з питань впорядкування документів селищної ради;
31 жовтня проведено телефонні розмови з старостами Лючківського, Текучанського старостинських округів Б. Васкулом та Н. Бойчук, адміністраторами Лючанського та Нижньоберезівського старостинських округів О. Михайлюк та М. Ільницькою з питання впорядкування документів рад.
01 листопада 2024 року проведено консультацію з питань впорядкування документів з адміністратором Лючківського старостинського округу Д. Юрчуком;
07 листопада 2024 року проведено телефонні розмови з старостою Лючківського старостинського округу Б. Васкулом та адміністраторами Лючанського, Нижньоберезівського та Вижньоберезівського старостинських округів О. Михайлюк, М. Ільницькою та М. Філійовичем з питань впорядкування документів рад;
22 листопада 2024 року проведено консультацію з адміністратором Нижньоберезівського старостинського округу М. Ільницькою з питання друку описів справ;
26 листопада 2024 року проведено консультацію з адміністратором Нижньоберезівського старостинського округу М. Ільницькою з питання друку описів справ;
27 листопада 2024 року проведено телефонні розмови з старостою, Текучанського старостинського округу Н. Бойчук та адміністратором Лючанського старостинського округу О. Михайлюк з питання впорядкування документів рад;
27 листопада 2024 року проведено телефонну розмову з заступником голови Яблунівської селищної ради М. Мельничуком по питанні активізації роботи колишніх бухгалтерів що до впорядкування документів селищної та сільських рад, що увійшли до складу Яблунівської територіальної громади;
27 листопада 2024 року проведено консультацію з адміністратором Нижньоберезівського старостинського округу М. Ільницькою з питання друку описів справ;
02 грудня 2024 року проведено телефонну розмову з старостою Текучанського старостинського округу Н. Бойчук з питань впорядкування документів Текучанської сільської ради;
04 грудня 2024 року проведено телефонні розмови з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко та адміністраторами Лючанського, та Вижньоберезівського старостинських округів О. Михайлюк, М. Філійовичем з питань впорядкування документів рад;
05 грудня 2024 року проведено телефонну розмову з заступником голови Яблунівської селищної ради М. Мельничуком по питанні активізації роботи колишніх бухгалтерів що до впорядкування документів селищної та сільських рад, що увійшли до складу Яблунівської територіальної громади;
09 грудня 2024 року проведено телефонні розмови з адміністратором Лючанського округу О. Михайлюк з питань впорядкування документів ради;
13 грудня 2024 року проведено телефонну розмову з старостою Текучанського старостинського округу Н. Бойчук та з адміністратором Лючанського округу О. Михайлюк з питань впорядкування документів Текучанської та Лючанської сільських рад;
18 грудня 2024 року проведено телефонну розмову з секретарем Яблунівської селищної ради І.О. Писаренко, старостою Текучанського старостинського округу Н. Бойчук, адміністратором Лючанського округу О. Михайлюк з питань впорядкування документів Яблунівської селищної ради, Текучанської та Лючанської сільських рад;
26 грудня 2024 року проведено телефонну розмову з старостою Текучанського старостинського округу Н. Бойчук, адміністратором Лючанського округу О. Михайлюк з питань впорядкування документів Текучанської та Лючанської сільських рад;
27 грудня 2024 року проведено індивідуальну консультацію з адміністратором Вижньоберезівського старостинського округу М. Філійовичем з питань впорядкування документів ради;
Середньоберезівський, Баня-Березівський, Лючківський, Нижньоберезівський старостинські округи (старости М. Бодруг, Б. Васкул, М. Хім»як) виконали розпорядження № 3 Косівської районної державної адміністрації від 08. 01. 2024 р. «Про впорядкування та здачу на державне зберігання в архів справ постійного зберігання» впорядкували справи постійного зберігання Середньоберезівської, Баня-Березівської, Лючківської, Нижньоберезівської сільських рад по 2020 рік включно та підготували описи справ за вище вказаний період.
З метою активізації та прискорення роботи по виконанню розпорядження райдержадміністрації підготовлено 5 листів на ім»я голови Яблунівської селищної ради Ю. Коваля від 23.02.2024 р. № 01-14/04, 27.05.2024 р. № 01- 14/14, 29.07.2024р. № 01-14/21, 24.10.2024 р. № 01- 14/25 та 16.12.2024р. №01-14/31 щодо активізації роботи по виконанню розпорядження районної державної адміністрації № 3 від 08. 01. 2024 р. «Про впорядкування та здачу на державне зберігання в архів справ постійного зберігання».
На виконання листа Державної архівної служби України № 6118/2.01-18/0 від 15.11.2023 року та листа Державного архіву Івано-Франківської області від 06.03.2024 року № 95/01-16 та для отримання достовірних відомостей стосовно наявності та стану збереження документів, позапланово проведено суцільне перевіряння наявності погосподарських книг, що зберігаються у територіальних громадах Косівського району. Складено узагальнений звіт згідно актів перевіряння наявності та стану документів, який надіслано до Державного архіву Івано-Франківської області 08.04.2024 № 01-14/10:
Старостинських округів - 36 (тридцять шість);
Актів перевіряння наявності і стану документів – 36 (тридцять шість).
Перевірянням встановлено:
1. Внесено до описів – 7494 (сім тисяч чотириста дев»яносто чотири) справи;
2. Не виявлено в наявності – 136 (сто тридцять шість) справ;
3. Мають літерні номери – 10 (десять) справ;
З них:
а) потребують дезінфекції і дезінсекції – 0 (нуль) справ;
б) невиправно пошкоджені – 5 (п»ять) справ;
в) потребують ремонту - 463 (чотириста шістдесят три) справи;
г) потребують оправлення або підшивки – 821 (вісімсот двадцять одна) справа.
4. Всього у наявності є 7521 (сім тисяч п»ятсот двадцять одна) справа.
Погосподарські книги передані сільськими радами при утворенні нових сільських рад - 55 (п»ятдесят п»ять) справ.
5. Характеристика умов зберігання :
Кабінет – 11 (одинадцять);
Окрема кімната – 25 (двадцять п»ять);
Наявність сигналізації – 2 (дві);
Загратовані вікна - 2 (два);
Спостерігаються сезонні перепади температурно - вологісного режиму- 6 (шість).
Використання інформації документів НАФ.
5.7. Упродовж звітного періоду надійшов один запит від Урядової «гарячої лінії» та запит «Про доступ до публічної інформації» - виконано.
За 2024 рік архівним відділом підготовлено 33 листи на виконання документів та 12 листів по пошуку інформації для заявників.
За звітній період відповідно до п.3 ст.44 Закону України «Про загальнообов»язкове державне пенсійне страхування» провідними спеціалістами відділу контрольно-перевірочної роботи № 3 управління контрольно-перевірочної роботи Головного управління пенсійного фонду України в Івано-Франківській області проведено 36 перевірок довідок для призначення пенсій, виданих архівним відділом на заяви громадян, складено акти.
За 2024 рік на особистому прийомі було розглянуто 304 звернення при плані 300 звернень. Архівним відділом надавалися консультації з питань місцезнаходження документів установ і організацій, на прохання громадян, готувалися листи по місцю зберігання документів.
За звітній період не було судових позовів, поданих до архівного відділу, чи архівним відділом до фізичних та юридичних осіб, щодо порушення законодавства про НАФ.
За 2024 рік архівним відділом підготовлено та видано 975 довідок (заяви надійшли від юридичних та фізичних осіб), (план – 500 запитів), з них - 145 довідки на платній основі (надійшло 24377 грн. 33 коп.). Збільшилася кількість довідок про приватизацію земельних ділянок та утворення, зміну назви, реорганізацію, ліквідацію підприємств, організацій та селянських спілок.
Начальник архівного
відділу райдержадміністрації Наталія БУДЗ
